Convocation assemblée générale SARL : modèle de lettre et délais légaux
Avant de tenir une assemblée générale, le gérant d'une SARL doit convoquer les associés dans les formes légales. Une convocation irrégulière — délai non respecté, contenu incomplet, mode d'envoi non conforme — peut entraîner la nullité des décisions prises. Ce guide vous explique les règles applicables et vous fournit un modèle de lettre de convocation prêt à utiliser.
L'obligation légale de convocation des associés
L'article L. 223-27 du Code de commerce impose au gérant de convoquer les associés de la SARL au moins une fois par an, dans les six mois suivant la clôture de l'exercice, pour approuver les comptes annuels.
En dehors de l'assemblée annuelle, le gérant peut convoquer une assemblée extraordinaire pour toute décision dépassant ses pouvoirs de gestion courante : modification des statuts, cession de parts, augmentation de capital, changement de siège social, etc.
Le droit de convocation appartient également aux associés représentant la majorité des parts sociales (ou le quart en nombre et en capital selon les statuts), ainsi qu'au commissaire aux comptes s'il en existe un.
Le délai légal de convocation : 15 jours minimum
Comment calculer le délai ?
Le délai de 15 jours se calcule à partir du lendemain de l'envoi de la convocation jusqu'à la veille de la date de l'assemblée. Il s'agit de jours calendaires (et non de jours ouvrés). Par exemple : si vous envoyez la convocation le 1er juin, l'assemblée ne peut pas se tenir avant le 17 juin.
En pratique, il est conseillé de prévoir un délai de 20 à 25 jours pour tenir compte des aléas postaux (notamment pour les lettres recommandées) et pour laisser aux associés le temps d'examiner les documents mis à leur disposition.
Conséquences du non-respect du délai
Si le délai de 15 jours n'est pas respecté, tout associé peut demander en justice l'annulation des décisions prises lors de l'assemblée. Cette nullité est relative : elle ne peut être invoquée que par les associés dont les droits ont été lésés. La confirmation de la nullité par une nouvelle assemblée régulièrement convoquée est possible.
Contenu obligatoire de la convocation
Identification de la société
Dénomination sociale, forme juridique (SARL), capital social, SIREN, siège social
Date, heure et lieu de l'assemblée
Précisez l'adresse complète du lieu de réunion (siège social ou autre lieu)
Nature de l'assemblée
Assemblée générale ordinaire annuelle (AGOA) ou assemblée générale extraordinaire (AGE)
Ordre du jour complet
Liste précise de tous les points qui seront traités. Les décisions hors ordre du jour sont nulles
Documents joints ou mis à disposition
Comptes annuels, rapport de gestion, projets de résolutions, rapport du CAC si existant
Signature du gérant
La convocation doit être signée par le gérant habilité à convoquer l'assemblée
Modes de convocation : quel moyen utiliser ?
Lettre recommandée avec AR (LRAR)
Recommandé✓ Mode légal par défaut — preuve d'envoi et de réception incontestable
⚠ Plus coûteux — délai postal à prendre en compte
Email avec accusé de réception
✓ Rapide et économique — possible si les statuts le prévoient
⚠ Preuve plus fragile — recommandé d'utiliser un service de signature électronique
Remise en main propre contre récépissé
✓ Preuve immédiate — pas de délai postal
⚠ Nécessite la présence physique — peu pratique si les associés sont éloignés
Lettre simple
✓ Économique — possible si les statuts le permettent
⚠ Difficile à prouver — risque en cas de litige
Modèle de lettre de convocation pour AG de SARL
Voici un modèle de lettre de convocation pour l'assemblée générale ordinaire annuelle d'approbation des comptes d'une SARL :
[DÉNOMINATION SOCIALE] — SARL au capital de [X] €
SIREN [XXX XXX XXX] — Siège : [ADRESSE COMPLÈTE]
CONVOCATION À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE ANNUELLE
À [Ville], le [DATE D'ENVOI]
Madame, Monsieur [NOM DE L'ASSOCIÉ],
Vous êtes convoqué(e) à l'Assemblée Générale Ordinaire Annuelle de la société [DÉNOMINATION] qui se tiendra :
📅 Date : [JOUR, LE DATE] à [HEURE]
📍 Lieu : [ADRESSE COMPLÈTE]
ORDRE DU JOUR
1. Présentation et approbation des comptes de l'exercice clos le [DATE DE CLÔTURE]
2. Affectation du résultat de l'exercice
3. Quitus au gérant
4. Questions diverses
DOCUMENTS MIS À DISPOSITION
Les documents suivants sont à votre disposition au siège social :
• Comptes annuels de l'exercice clos le [DATE] (bilan, compte de résultat, annexes)
• Rapport de gestion du gérant
• Projet de résolutions
Si vous ne pouvez pas assister à cette assemblée, vous pouvez vous faire représenter par un autre associé muni d'un pouvoir écrit.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
Le Gérant,
[NOM DU GÉRANT]
[Signature]
ℹ Conseil pratique
Envoyez la convocation par LRAR avec un délai de 20 à 25 jours avant l'AG pour avoir une marge de sécurité. Conservez les avis de réception dans le dossier de la société. Si un associé refuse de récupérer la lettre, le délai court quand même à partir de la deuxième présentation.
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Questions fréquentes sur la convocation AG SARL
Q : Quel est le délai légal de convocation pour une AG de SARL ?
Le délai légal minimum est de 15 jours avant la date de l'assemblée (article L. 223-27 du Code de commerce). Ce délai court à compter de l'envoi de la convocation. Les statuts peuvent prévoir un délai plus long.
Q : Par quel moyen peut-on convoquer les associés d'une SARL ?
La convocation peut être faite par lettre recommandée avec accusé de réception (mode par défaut), ou par tout autre moyen prévu par les statuts : lettre simple, email, remise en main propre contre récépissé. En cas de litige, la LRAR reste le mode le plus sûr.
Q : Que doit contenir obligatoirement une convocation d'AG SARL ?
La convocation doit mentionner : la dénomination et la forme juridique de la société, la date, l'heure et le lieu de l'assemblée, l'ordre du jour complet, et les documents mis à disposition des associés (comptes annuels, rapport de gestion). L'ordre du jour doit être suffisamment précis pour que les associés connaissent les sujets qui seront traités.
Q : Que se passe-t-il si la convocation n'est pas envoyée dans les délais ?
Si le délai légal de 15 jours n'est pas respecté, les décisions prises lors de l'assemblée peuvent être annulées en justice par tout associé. Le gérant engage également sa responsabilité civile. Il est donc impératif de respecter ce délai.
Q : Peut-on tenir une AG SARL sans convocation formelle si tous les associés sont présents ?
Oui. Si tous les associés sont présents ou représentés, l'assemblée peut se tenir valablement même sans convocation préalable formelle, à condition que tous les associés y consentent expressément. Ce consentement doit être mentionné dans le procès-verbal.